O que você deve fazer primeiro para garantir o sucesso da sua empresa (com exemplo em vídeo)

Quantas ideias você já teve, ou ações que planejou, acreditando que poderiam ajudar o seu negócio caso fossem executadas? E quantas vezes você deixou de pôr em prática essas ideias pois existiam coisas “mais importantes” a serem feitas por primeiro na sua empresa? Você sabe decidir e organizar a ordem de execução de ações e melhorias dentro da sua empresa?

Tenha certeza de que você não está sozinho nesse barco, uma vez que são inúmeros os empresários que passam por esse dilema todos os dias. E não só empresários, mas também até presidentes já tiveram nessa situação. Foi o caso de Eisenhower, considerado um dos presidentes mais produtivos dos EUA, que chegou a utilizar matrizes de priorização para decidir que rumos o país iria tomar no início da Guerra Fria. 

Você deve estar se perguntando: nossa que legal, mas o que são matrizes de priorização, como usar e como irão me ajudar?

Nesse artigo, falaremos sobre priorização de ações de uma forma prática, explicando o que são essas matrizes de priorização, e trazendo no final um vídeo com exemplo de como utilizar duas dessas matrizes, para facilitar seu entendimento e aplicação na realidade do seu negócio. Dessa forma, você vai saber por onde começar para garantir os resultados esperados para a sua empresa.

Mas como priorizar ações de uma empresa de forma assertiva?

Pensando em não priorizar ações erradas, que desperdiçam tempo e produtividade do negócio, você não pode se limitar à sua intuição. Por isso, neste artigo você irá encontrar três matrizes de priorização de ações, que auxiliarão a aumentar o sucesso da sua empresa, através da priorização daquilo que realmente é relevante e viável de ser executado.

O que você encontrará neste artigo:

• O que são matrizes de priorização?
  • Esforço x Impacto
  • GUT
  • BASICO
  • Vídeo com exemplos de GUT e BASICO
• Conclusão sobre priorização de ações

O que são matrizes de priorização?

Quando você tem muitas atividades para executar, você sabe que precisa começar de algum lugar, e sabe que tem que começar pelo que é mais prioritário. Contudo, definir o que é mais prioritário é algo muito subjetivo, pois depende do olhar de quem está avaliando. 

Para auxiliar nesse processo, nós temos as matrizes de priorização, que nada mais são do que ferramentas que guiam o gestor para classificar de forma clara aquilo que é importante, de acordo com uma série de critérios relevantes, específicos de cada matriz.

Além de auxiliarem o gestor a classificar ações em contextos complexos, elas são de fácil entendimento e rápida leitura, além de quantificarem as ações para definir o que é mais prioritário. Nesse artigo, trouxemos a matriz Esforço x Impacto, a matriz GUT e a matriz BASICO para exemplificar melhor como cada uma delas funciona.

Esforço x Impacto

A matriz Esforço x Impacto é uma ferramenta de quatro quadrantes, que busca dividir as atividades a serem priorizadas de acordo com o esforço que elas demandam para a execução, e o impacto que aquela atividade vai gerar para atingir os objetivos desejados. Assim sendo, dividimos a prioridade das atividades assim:

1°. Maior impacto e menor esforço

2°. Maior impacto e maior esforço

3°. Menor impacto e menor esforço

4°. Menor impacto e maior esforço

Vamos tomar como exemplo uma pizzaria. A base de clientes dessa pizzaria é pequena, costuma ser fiel e geralmente pede por delivery. A fidelidade se dá pela qualidade das pizzas, uma vez que a pizzaria não põe à venda pizzas fora dos padrões. Contudo, a pizzaria tem muito desperdício de pizzas que não atingem os padrões desejados. 

Com o objetivo de aumentar a clientela e reduzir custos, foram elaborados quatro planos de ação: padronizar os processos da produção, redecorar o ambiente físico, fazer uma promoshare no instagram e distribuir cartões de fidelidade. Usando a matriz Esforço x Impacto para classificar os planos de ação por prioridade, temos que:

Perceba que o impacto de cada tarefa foi baseado na situação atual da empresa, e nos seus objetivos para o futuro, enquanto a classificação do esforço independe disso, dependendo exclusivamente do quão complexo é a execução de uma atividade perante às demais. 

Se você ainda não tiver uma estratégia definida, com objetivos claros e planos de ações tangíveis para atingir esses objetivos, será muito mais difícil priorizar e acompanhar a execução das atividades na sua empresa. 

Mas calma, você pode acessar gratuitamente o nosso e-book sobre gestão estratégica clicando aqui, e aprender um pouco mais sobre como definir estratégias, objetivos e planos de ação.

GUT

A matriz GUT é uma ferramenta que avalia um determinado problema de acordo com a gravidade (G) do problema a ser resolvido, a urgência (U) necessária para resolver esse problema e a tendência (T) desse problema piorar se nada for feito. Cada um dos fatores é quantificado de 1 a 5, de acordo com os seguintes contextos:

Após quantificar a gravidade, a urgência e a tendência de um plano de ação que irá resolver determinado problema, deve-se multiplicar as notas dadas para cada um dos critérios (G x U x T). A maior pontuação possível é 125, enquanto a menor é 1. Assim sendo, os planos de ação são priorizados de acordo com sua nota, sendo que a nota mais alta é a mais prioritária.

Você pode acompanhar um exemplo utilizando a matriz GUT para priorização no vídeo disponibilizado no fim deste artigo.

BASICO

Por último, vamos falar um pouco sobre a matriz BASICO. Ela recebe esse nome pois é uma ferramenta de priorização que se baseia em 6 critérios para formar a ordem de execução de uma lista de tarefas/iniciativas/ações: Benefícios para a organização (B); Abrangência dos resultados (A); Satisfação interna dos funcionários (S); Investimento necessário (I); Cliente externo: grau de impacto (C); Operacionalização: grau de facilidade (O).

Cada um desses critérios devem ser levados em consideração e quantizados com uma nota de 1 a 5, para que, após a soma das 6 notas, possa-se elencar e expor a ordem de execução das atividades que foram consideradas.

Quais são esses critérios e como colocar a matriz BASICO em prática?

Vamos agora explicar mais sobre cada critério e como quantificar cada um deles, de acordo com suas especificidades:

• Benefícios para a organização (B)

Esse ponto leva em consideração quais/quantos são os impactos positivos que essa ação trará para a empresa como um todo e o quanto terá de resultado para solucionar/diminuir o problema ao qual se propõe. Então, quanto mais benefícios para a empresa essa ação trouxer, maior será sua pontuação. Quanto menos benefícios ela trouxer para a organização, menor será a pontuação.

• Abrangência de resultados (A)

Representa a quantidade de pessoas que serão impactadas com essa mudança dentro da empresa. Quanto maior a % de pessoas que essa ação abrange, maior será sua pontuação. Quanto menor for essa %, a pontuação também será menor.

• Satisfação do cliente interno (S)

Esse ponto leva muito em consideração os colaboradores, e representa o quanto uma ação pode influenciar positivamente o cotidiano de uma pessoa que trabalha na empresa. Quanto mais impactar positivamente o grau de satisfação dos colaboradores que são atingidos por ele, maior será sua pontuação. Quanto menor for esse impacto, menor será a pontuação.

• Investimento necessário (I)

Esse critério está ligado aos custos e investimentos necessários para a realização da ação.  Quanto menor for o investimento necessário para executar essa ação (seja qual for o tipo de recurso que estamos falando), maior será sua pontuação. Do contrário, quanto mais verba e recursos forem necessários para realizar essa ação, menor será sua pontuação

• Cliente externo: grau de impacto (C)

Esse critério leva em consideração o impacto que a mudança terá no cliente externo (final) da empresa. Se a ação tiver impacto direto e positivo na relação e visão do cliente para com a empresa, maior será sua nota. Quanto menor for o impacto percebido pelo cliente a partir da mudança, menor será sua pontuação.

• Operacionalização: grau de facilidade (O)

Esse último critério tem a ver com o quão fácil e viável de ser aplicada na empresa a ação em questão será. Esse ponto leva em conta fatores como conhecimento técnico, mão de obra, burocracia, cultura da empresa, etc. Então, quanto menos difíceis e fora do conhecimento da organização forem as ações, maior será a sua nota. Quanto mais difícil for executar essas ações, a nota será cada vez menor.

Então, depois de feitas as devidas considerações e quantificações de cada um dos critérios, deve-se somar todas as notas, os planos de ações/projetos/iniciativas que obtiverem mais pontos, devem ser priorizados em detrimento dos demais, criando-se uma lista de priorização com todas as possíveis ações listadas, para identificar a ordem a qual as mesmas devem ser executadas. Se você quiser se aprofundar um pouco mais na matriz BASICO, você pode acessar nosso artigo específico sobre ela clicando aqui.

Você pode acompanhar um exemplo da aplicação da matriz BASICO no vídeo a seguir:

Vídeo com exemplos de como usar GUT e BASICO

Conclusão sobre priorização de ações

A priorização de atividades é algo essencial para definir por onde começar a executar seus planos de ação de forma assertiva, para que aquelas ações que trarão um impacto maior em um menor período de tempo sejam priorizadas, trazendo mais produtividade e melhor gestão de tempo.

Podemos perceber, dentre as matrizes de priorização que foram apresentadas no artigo, a matriz Esforço x Impacto é mais focada em priorizações mais simples, com foco em resultados, enquanto as matrizes GUT e BASICO são mais focadas em priorizações complexas com foco na empresa em geral, com mais variáveis para avaliação.

É notável dizer que a priorização só é efetiva quando está claro quais são as estratégias, os objetivos e os planos de ação da empresa. Logo, se você tem dificuldades em organizar estratégias na sua empresa, e acaba atirando para tudo que é lado, sempre ocupado e não enxerga evolução no seu negócio, você pode clicar aqui para realizar um diagnóstico gratuito conosco, para ver o que pode ser feito para mudar essa situação.