O que vem na sua mente quando ouve ou lê a palavra Logística? Você pensa em transporte de mercadorias, rotas de entrega mais vantajosas ou armazenamento de produtos? 

Você até está certo, mas, depois de ler este artigo, temos certeza de que verá a Logística de sua empresa com outros olhos. 

Em essência, a logística garante a entrega dos produtos corretos aos clientes, no tempo acordado, e nas condições adequadas. Esse planejamento ou organização teve início na habilidade militar de lidar com problemas de transporte e armazenamento, relacionados a tropas e suprimentos. 

Entretanto, com a evolução das indústrias e da produção em massa, surgiu um novo desafio, a distribuição em massa. Assim a logística tornou-se parte crucial da gestão de indústrias e empresas.

Atualmente, você sabe qual é o impacto que a logística da sua empresa tem em seu lucro? E na satisfação de seus clientes? Que números indicam este impacto?

Se a resposta for não ou talvez, este artigo é para você. Nele abordaremos as diferentes frentes que impactam seu planejamento logístico, desde seus fornecedores até a distribuição das mercadorias aos clientes. Além disso, compartilharemos com você alguns problemas enfrentados pelas empresas, suas causas e possíveis formas de solucioná-los.

Agora, se a resposta for sim, este artigo também é para você! Abordaremos alguns indicadores, que são essenciais para uma boa estratégia logística. Por fim, disponibilizaremos a você um estudo de caso, com um exemplo prático, de como analisar indicadores e definir melhorias para seu negócio.

Importância da Logística

Atualmente, com a evolução do mercado digital, muitas empresas precisaram se adaptar e se fazer presentes neste meio. Essa mudança gerou grandes oportunidades, pois tornou o mercado mais abrangente, vencendo as barreiras geográficas. Para o mercado consumidor, representou um aumento nas opções e na variedade de produtos e preços. 

Segundo relatórios, as vendas online cresceram 57,4%, nos 3 primeiros meses de 2021, quando comparado com os 3 primeiros meses de 2020. Com o cliente cada vez mais distante fisicamente, torna-se necessário se diferenciar da concorrência, além de garantir uma estratégia logística que seja eficiente e que não represente grandes custos.

Na sequência te mostraremos como a logística pode ser parte da estratégia do seu negócio, impulsionando seus resultados financeiros e auxiliando na fidelização de seus clientes.

Você sabe quais são os tipos de Logística?

Por ser uma área muito abrangente a Logística acaba sendo dividida em 4 frentes diferentes de gestão: Suprimento, De produção, De distribuição e Reversa.

Logística de Suprimento:

Esta área compreende a Gestão de Insumos, necessários no processo produtivo, garantindo que os materiais, peças ou matérias primas estarão disponíveis conforme a demanda.

A Logística de Suprimentos é responsável por: compras, pesquisa de preços, relacionamento com fornecedores, recebimento e armazenamento correto dos itens em estoque, distribuição interna para as demais áreas da empresa e controle de uso dos insumos por funcionários e demais setores.

Logística de Produção:

Esta área compreende o processamento e disponibilidade do produto final ao mercado consumidor. A Logística de Produção é responsável pela previsão correta de demanda do mercado, para que não faltem produtos ou que desperdícios não sejam gerados. 

Além disso, esta área deve ter um olhar estratégico para as mudanças na forma de consumo de seus produtos. Assim, é possível identificar novas oportunidades e possuir uma previsão de demanda mais assertiva a longo prazo.

Logística de Distribuição:

Esta área é responsável por garantir que os produtos corretos cheguem aos consumidores finais, dentro do prazo acordado. Assim, a Logística de Distribuição compreende: a Gestão de Estoque, a conferência e separação de pedidos, o embalo, a expedição, o relacionamento com transportadores e o monitoramento das entregas. 

Caso opte por realizar suas próprias entregas, sem contar com uma empresa terceirizada para isso, a Logística de Distribuição ainda é responsável pela roteirização dos fretes e entregas, garantindo o cumprimento dos prazos e o menor custo possível para esse processo.

Logística Reversa:

Basicamente, esta área compreende o fluxo inverso do processo, ou seja, os itens que vão do consumidor de volta para a empresa. Ela pode ocorrer por algum problema na entrega, como itens errados e estragados ou insatisfação do cliente com o produto. Assim, a empresa precisa ter uma estratégia para a resolução destes problemas, receber os itens, destiná-los, além de promover ações para restaurar o relacionamento com o cliente. 

A Logística Reversa também vem se popularizando, por garantir um processo mais sustentável e reduzir custos, quando recebe e reutiliza produtos, embalagens ou componentes, que poderiam ser descartados erroneamente pelos consumidores. Além disso, um bom processo de Recall, quando necessário, garante a satisfação dos clientes.

Planejamento Logístico

A Logística está presente na cadeia de produção, desde o recebimento de insumos para a produção até a distribuição dos itens produzidos, para seus usuários finais. Assim, podemos analisar o Planejamento Logístico de um negócio por 3 esferas diferentes. 

Neste tópico iremos indicar aspectos que são relevantes para que sua empresa tenha um Planejamento Logístico. Com eles, você poderá iniciar seu planejamento ou, caso já tenha, poderá reavaliá-lo, buscando encontrar melhorias.

Logística de Entrada:

Compras e Relacionamento com Fornecedores:

A gestão de compras é uma das principais frentes da Logística de Entrada. Ela garante que não ocorra o desabastecimento, sendo possível fornecer os insumos necessários para o processo produtivo. Além disso, boas estratégias de compra podem reduzir significativamente os custos. 

Para isso, torna-se necessário pesquisar por fornecedores, desenvolver habilidades de negociação, promover um bom relacionamento com os fornecedores e definir uma boa periodicidade de compra. Outro aspecto muito relevante na gestão de compras é quanto à qualidade dos insumos, sendo sempre importante comparar entre os fornecedores e buscar equilibrar preços e qualidade.

Previsão de Demanda:

Para que seja possível realizar compras de forma consciente e inteligente, deve-se ter uma previsão de demanda. É de suma importância entender a demanda de seu público, como ela muda com o tempo, como é sua sazonalidade e quais são os produtos mais demandados. Com isso, será possível adaptar seu fluxo produtivo, produzindo de forma proporcional à demanda, conseguindo supri-la sem desperdícios ou geração de grandes estoques. 

Logística Interna:

Layout Otimizado:

A Logística Interna compreende o recebimento, armazenamento, controle e distribuição de materiais dentro da empresa. Desta forma, contar com um Layout Otimizado auxilia na diminuição de tempo de algumas atividades e processos. Isso acontece, pois o layout favorece a movimentação interna de materiais e de funcionários, podendo reduzir desperdícios de tempo, riscos aos trabalhadores e defeitos em materiais, pela movimentação. 

Um erro comum em layout é quanto a organização não eficiente de estoques, fazendo com que os funcionários levem um tempo excessivo para separar pedidos, encontrar itens ou armazenar novos recebimentos.

Gestão de Estoque:

E por falar em estoque, este é outro aspecto importante no Planejamento Logístico. Uma boa Gestão de Estoque garante que a empresa consiga suprir a demanda de vendas, no momento em que ocorrem. Além disso, o estoque representa uma das principais parcelas de ativos de uma empresa. Por isso, deve-se ter atenção para que não se tenha capital parado sem necessidade, que poderia ser invertido em outras áreas da empresa. 

Outro erro comum em estoques é quanto a falta de conhecimento dos itens e quantidades estocadas em tempo real, Isso pode ocasionar perda de vendas, prazos equivocados aos clientes e/ou desperdícios de produtos, por vencimento.

Para entender mais sobre como realizar um Controle de Estoque eficiente, acesse nosso artigo sobre o assunto.

Logística de Saída:

Separação e Embalo: 

A separação e embalo dos produtos é muito importante na logística de saída. A separação correta é essencial para que não sejam enviados pedidos ou lotes errados, o que pode gerar grandes problemas e insatisfações. Além disso, as embalagens são muito importantes, pois devem garantir que os produtos cheguem ao consumidor nas melhores condições possíveis. 

Um diferencial nessa etapa é quanto às embalagens personalizadas, pois, além de serem mais bonitas, ajudarão a relembrar sua marca aos clientes. Outro aspecto, que pode ser diferencial, é o envio de recados ou brindes aos clientes, junto aos produtos comprados, demonstrando o cuidado da marca com seus consumidores.

Entregas:

Uma das principais e mais conhecidas formas de logística é quanto ao planejamento de entregas. Essa frente busca identificar as rotas que conseguem equilibrar dois principais aspectos: gasto e tempo de entrega. Para a redução de custos com entregas existem diferentes estratégias. 

Para a definição da melhor estratégia deve-se avaliar algumas questões como localização dos consumidores, meios de transporte disponíveis e necessários, volume de entregas e características dos produtos. Uma boa opção quanto às entregas é contar com o suporte de empresas especializadas, sendo muito importante manter um bom relacionamento com as mesmas.

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Quais os principais problemas que ocorrem na gestão logística? Quais as causas destes problemas? Como deixar a logística mais eficiente?

Considerando que a logística é a integração de todo o processo, desde a entrada de suprimentos até a entrega final ao cliente, os problemas que acontecem em uma etapa podem prejudicar toda a logística, atrasando o fluxo produtivo e encarecendo o processo. Dentre os problemas logísticos mais comuns, suas causas e possíveis soluções, temos:

→ Atraso na produção por falta de matéria prima: muito comum em períodos de grande demanda, esse problema pode possuir mais de uma causa raiz. 

Primeira causa raiz: quando a empresa se planeja, na base do “achismo”, para uma demanda menor que a real. Assim, o negócio acaba negando novos pedidos mesmo tendo capacidade produtiva, ou acaba aceitando, para depois atrasar ou cancelar a entrega, prejudicando o cliente.

As soluções encontradas para evitar essas situações seriam uma série histórica com registros da sazonalidade de demanda por pedido, bem como uma análise de tendência no crescimento da demanda e uma análise da disponibilidade de matéria prima do estoque.

Segunda causa raiz: quando a empresa faz os pedidos de acordo com a demanda real, mas os suprimentos atrasam ou não chegam. Isso ocorre muito com empresas que possuem poucos fornecedores, que os escolhem a partir de critérios rasos, como apenas o preço, ou que possuem relacionamentos distantes com os mesmo.

Para evitar este tipo de situação, a escolha de fornecedores deve ser criteriosa e diversificada, deve-se procurar por diversas empresas, investigando a capacidade de fornecimento, a agilidade de entrega, e o histórico delas com clientes antigos e atuais. Por fim, para a tomada de decisão, verifica-se quais são os pontos positivos e negativos, e não se atendo apenas ao preço. 

Além de escolher bem e escolher mais de um, a cartela de fornecedores deve ser administrada de forma que haja um contato direto, recorrente e produtivo com esses, sempre verificando a possibilidade de novas parcerias, e fazendo uma priorização daqueles fornecedores que melhor desempenham

→ Diferença entre a matéria prima estocada e a registrada: 

Quando o cliente compra um produto, é dado baixa no sistema mas o produto não é encontrado no estoque para ser posto para entrega. Isso acarreta em atraso ou cancelamento na entrega, podendo fazer o cliente não comprar mais da empresa e prejudicar a imagem do negócio. Nesse tipo de caso, existe a possibilidade de ser uma das seguintes causas raízes:

Primeira causa raiz: o produto estava no estoque, mas não estava no local certo, nem em um local de fácil visualização. Isso ocorre muito em estoques desorganizados, que não possuem categorização de produtos claras e otimizadas, prejudicando a visualização dos mesmos, ou, até mesmo, a movimentação do colaborador.

Também pode ocorrer de ser um estoque onde seja necessário movimentar outros produtos para encontrar o requerido. Essa complexidade de movimentações desnecessárias e/ou a falta de categorização de onde o produto deveria estar pode fazer o colaborador desistir de procurar por crer que não está  mais lá.

Segunda causa raiz: o produto saiu do estoque em um momento passado, mas não registrou-se no sistema. É um fator muito corriqueiro quando não se existe um processo padronizado para registrar as entradas e saídas de produtos no estoque. Isso pode ocorrer pela correria do dia a dia e/ou pela falta de capacitação do colaborador em utilizar o sistema. 

Essa falta de registro geralmente ocorre quando o sistema utilizado é mais complexo e o processo não é mapeado e claro para quem o executa. Além disso, esse tipo de situação abre margem para roubo de mercadorias, uma vez que fica mais difícil identificar o autor quando o processo não é mapeado e os balanços de estoque não são frequentes.

Para ambas as causas raízes, a solução é ter um controle e Gestão de estoque bem planejado. Deve ser avaliado o sistema de registro de entradas e saídas, bem como o processo de como esses registros devem ser feitos, mapeando as etapas que envolvem o fluxo de mercadorias no estoque real e do sistema, e capacitando os funcionários para a execução correta deste processo.

Além disso, o estoque deve ser bem organizado quanto à localização de mercadorias, de modo que estas estejam devidamente categorizadas e sejam fáceis de serem encontradas. Por fim, é importante determinar as rotinas de análise do estoque no sistema, bem como no estoque real, através da contagem de produtos com determinada frequência.

Quer saber mais sobre como aplicar essa solução?

→ Entregas de má qualidade, frustrantes para o consumidor:

Quando o cliente faz um pedido, é dado um prazo determinado para a entrega deste produto. Dentre as principais reclamações do consumidor, estão os grandes prazos de entrega, os atrasos em relação ao prazo dado, a falta de rastreabilidade e os extravios da mercadoria. Todos esses problemas acabam por prejudicar a imagem da empresa, causando perdas de clientes para negócios com entregas melhores estruturadas.

Como a maioria das empresas não têm uma frota própria, essa entrega normalmente é terceirizada, fazendo com que a agilidade e a qualidade desta etapa dependa da transportadora escolhida. Logo, a solução para esse problema se dá justamente na escolha e no relacionamento das transportadoras escolhidas.

Assim como os fornecedores, pode ser interessante que você trabalhe com uma cartela de transportadoras. Para definir a(s) melhor(es) escolha(s), você deve primeiramente entender o quanto seu cliente está disposto a aguardar por uma entrega para cada tipo de produto, e como o seu produto deve ser manejado no transporte para não extraviar, considerando as embalagens, suas dimensões e especificidades. 

Após isso, analisa-se dentre as transportadoras quais cumprem esses requisitos, o histórico delas quanto a entregas de outros clientes, a rastreabilidade do produto na estrada e o custo-benefício de cada uma. Por fim, após a escolha das transportadoras, deve-se manter um relacionamento próximo com as mesmas.

Para quais indicadores devo olhar na logística do meu negócio? O que eles significam?

Tudo que não é medido, não é gerenciado. Ponto. E como esse artigo mostra que as mais diversas etapas do processo se conectam entre si, a gestão integrada é essencial para que essas etapas se comuniquem bem e a logística tenha a fluidez necessária para a satisfação do cliente. 

Com isso, essa gestão necessita de indicadores para saber identificar em qual etapa está o gargalo, e então planejar ações para solucionar o problema. Veja a seguir os principais indicadores que são decisivos para identificar gargalos, bem como para prevenir problemas futuros:

→ Tempo médio de entrega: mostra o tempo médio que o produto demora para chegar ao cliente. É muito importante entender se as demoras ocorrem com determinadas mercadorias, com clientes de determinados locais, com determinadas transportadoras, em determinadas épocas do ano ou então se é um problema generalizado, para daí pensar em planos de ação.

→ Porcentagem de produtos danificados: mostra a quantidade de produtos que chegam danificados para os clientes. Analisa-se se é algo generalizado, se ocorre com determinados  produtos, com determinadas transportadoras ou com clientes de determinados locais, para verificar se o problema é embalagem, defeito de fábrica, manejo da transportadora ou má qualidade de determinada região.

→ Percentual de produtos devolvidos: mostra a quantidade de produtos que os clientes preferiram por devolver no período permitido pela empresa. Deve-se olhar os porquês disso: defeituosidade ou extravio, atraso na entrega, desgosto pelo produto.

→ Feedback do cliente após a entrega: mostra uma  percepção mais qualitativa do cliente sobre o produto e a experiência dele na sua jornada de compra, sendo essencial ver quais os pontos positivos para mantê-los, bem como os de melhoria, para consertá-los.

→ Acuracidade do Estoque: mostra a organização do estoque, avaliando a porcentagem de estoque real em relação ao estoque registrado. A acuracidade é medida pela razão entre o número de ítens no estoque real e o número de ítens que consta no sistema, em porcentagem. A partir deste indicador, é possível analisar se o problema de registro é generalizado, ou com determinadas mercadorias, facilitando encontrar a causa raiz.

→ Série histórica de demanda: mostra a demanda para cada produto em determinada época do ano com dados históricos. Desta forma, é possível olhar para esses dados e, com um ajuste de previsão através de tendência, se planejar para controlar a produção ideal de cada produto.

O que podemos concluir sobre a logística?

A logística tem sido cada vez mais necessária nos dias de hoje, devido à facilidade de comprar um produto de outras regiões e aguardar a sua chegada em casa. Como grande parte da experiência do usuário é online, a qualidade e o tempo de entrega de um produto são fatores muito importantes para a tomada de decisão de um cliente, e sua fidelização.

Considerando que hoje pequenas e médias empresas têm uma grande limitação de infraestrutura em relação a grandes varejistas, é essencial que esses negócios pensem no processo da logística como um só para se tornarem mais competitivos, integrado entre as mais diversas etapas, desde o planejamento do recebimento dos suprimentos, a produção do produto e a estocagem do mesmo, até a transportadora utilizada e seus tempos de entrega.

Dessa forma, o fluxo de informações e operações deve ser claro e eficiente, gerenciado sobre as mesmas estratégias, focado principalmente na análise de indicadores chaves para identificação de gargalos e solução de melhorias. 

Os parceiros externos, como fornecedores e transportadoras também devem ser levados em consideração nesse controle logístico, focando essencialmente no relacionamento e na busca adequada por parcerias.

Assim, a eficiência da logística será elevada, fazendo com que o seu negócio tenha redução de custos e aumento de lucros, além de poder direcionar melhor seus esforços para as necessidades do cliente e a fluidez do processo. Se você sente que precisa fazer com que seu negócio tenha mais clientes e seja mais competitivo, a organização logística é o caminho para atingir esse resultado. 

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