Ao analisar o seu processo produtivo não encontra melhorias evidentes?

Você já se sentiu perdido no fluxo de processos da sua empresa?

Seus funcionários têm dificuldade em adaptar-se às atividades da empresa?

Você possui total controle do andamento de seus processos?

Caso você tenha se identificado com alguma dessas perguntas, continue lendo esse artigo que contém os seguintes tópicos que podem te ajudar:

• História dos fluxogramas
• O que é um fluxograma e sua utilidade
• Vantagens do uso da ferramenta
• Linguagem BPMN
• Como fazer um fluxograma 
• Exemplo prático
• Depoimento de colaboradores

Conheça um pouco da história dos fluxogramas:

A primeira pessoa a fazer uso deste tipo de diagrama foi o Engenheiro Industrial e especialista em eficiência Frank Gilberth, em 1921. Frank utilizou a ferramenta em uma apresentação aos membros da Sociedade Americana de Engenheiros Mecânicos (ASME) e, desde então, o conceito se difundiu por toda a engenharia industrial e posteriormente ao mundo.

O que é um fluxograma

Fluxograma é um modelo de diagrama visual e intuitivo, formado por símbolos geométricos, utilizado em diversas áreas para representar a sequência lógica de etapas a serem desenvolvidas para determinada finalidade. 

Qual o uso de um fluxograma

Esse é usado para melhorar, desenvolver ou ilustrar um processo. Através do fluxograma, o responsável por determinado processo consegue monitorar com maior assertividade as etapas e assim determinar se estão sendo realizadas com maior rendimento possível.

5 vantagens do uso de fluxogramas

• Melhor entendimento do processo por todos os membros da equipe
• Fácil visualização do processo como um todo
• Identificação de riscos e falhas nas etapas
• Aumento do controle geral do processo
• Auxilia na observação do processo como um todo, facilitando a proposição de melhorias

Para que um processo seja bem organizado e auto explicativo, é necessário que as atividades tenham ordem de realização e sejam breve e claramente descritas.

A técnica de modelagem BPMN foi desenvolvida com a finalidade de padronizar a representação gráfica de processos.

Saiba mais sobre a linguagem BPMN

• É a linguagem mais utilizada para mapeamento de processos.
• É composta por símbolos e desenhos.
• É clara e padrão, o que auxilia no entendimento, facilitando a leitura e a execução do processo pelos vários níveis da empresa.

Conheça um pouco dos símbolos da linguagem BPMN

Como fazer um fluxograma

Geralmente, ao criar um fluxograma de um processo rotineiro, as pessoas mapeiam a atividade a partir de como acreditam que o processo é realizado. Contudo, na maioria das vezes, o processo é bem mais complexo que o esperado.

Para criar um fluxograma eficiente, necessitamos identificar como o processo realmente funciona e não como achamos que ele funciona. Dessa forma, necessitamos de um olhar mais crítico para aquele processo.

Com isso em mente, vamos começar a montar o nosso fluxograma:

1.  O QUE IRÁ SER REPRESENTADO?

Em primeiro momento, deve-se escolher qual o processo deve ser mapeado. Para isso, precisamos pensar no motivo pelo qual estamos mapeando o processo.

A razão mais utilizada é quando o processo apresenta alguma falha, assim o fluxograma o torna mais visível e facilita identificar alguma possível melhoria.

Portanto, é nesse momento em que identifica-se o objetivo do fluxograma.

2. DEFINA O ESCOPO DO PROCESSO

Após definir o objetivo do mapeamento, é fundamental delimitar o processo, definindo onde ele se inicia, termina e os departamentos que devem ser mapeados. A partir disso, você consegue identificar onde dar mais atenção, ou seja, a área que necessita de maior detalhamento.

Dessa forma, é possível determinar a complexidade do processo e o esforço necessário para a execução do mapeamento.

3. MAPEIE O PROCESSO

Nessa etapa, será levantado todas as informações necessárias para a construção do seu fluxograma. Para isso, reúna a sua equipe e determine as etapas do mapeamento e todas as pessoas envolvidas que realizam a atividade.

Ao identificar essas pessoas, é fundamental que você as entreviste para saber como o processo realmente funciona. Aqui, a missão é descobrir qual a atividade que o entrevistado realiza, as entradas necessárias, quem as fornece, o que ele entrega e quem que vai utilizar essas saídas. 

Portanto, é aqui que você vai inteirar-se sobre o que acontece durante o processo.

4. CONSTRUIR O FLUXOGRAMA

Com o objetivo, o enfoque do mapeamento em mente e os dados coletados das entrevistas, chegou a hora de montar o seu fluxograma!

A partir dos dados das entrevistas, sua equipe deve analisá-los e conectar as informações obtidas. Assim, vocês identificarão a ordem das etapas, para então inseri-las no fluxograma.

CASE:

Para que fique de fácil entendimento esta teoria, trouxemos uma situação hipotética de uma lavanderia, onde seus gestores construíram este fluxograma para orientar novos funcionários com relação ao processo:

Através deste fluxograma a empresa consegue controlar o andamento dos processos e evitar tempo perdido buscando entender o que falta para determinado produto. Além disso, novos funcionários conseguem entender perfeitamente como o processo da empresa funciona e se adaptam rapidamente.

Nicolas da Rosa- Gerente de projetos 2021.1

“Ao utilizar fluxogramas, é essencial prezar pelo entendimento e clareza de qualquer pessoa que o estiver lendo, utilizando linguagens padrões de mapeamento de processos, que vão possibilitar um mapeamento visual e, consequentemente, de mais fácil aplicação na realidade da organização, facilitando, assim, a transmissão de conhecimento entre colaboradores e garantindo um produto final de acordo com os parâmetros desejados, seja esse produto algo físico, digital, informação, dentre outros.”

Gabriel Bottin- Gerente de projetos 2021.1

“Podemos  deixar claro que o fluxograma é uma ferramenta criativa e de fácil visualização das etapas do processo. É importante destacar que durante a construção inicial já se pode identificar processos desnecessários ou que estão deslocados, assim trazendo desde o primeiro momento uma melhoria no processo final da empresa.

Sobre a construção do fluxograma, é importante cuidar o uso dos elementos da linguagem BPMN, por exemplo utilizar apenas uma vez os indicadores de entrada e saída do processo. Além disso, nas etapas do fluxograma utilizar apenas ações no infinitivo, sempre dando uma indicação de ação.”

Gabrieli Oliveira – Consultora

“Ao construir os fluxogramas, é muito importante que o empreendedor tenha muito claro qual será o seu objetivo, ele também deve saber quais atividades chave devem estar ali e quais atividades são complementares.

Se o objetivo do empreendedor é encontrar gargalos, então talvez seja necessário um pouco mais de destrinchamento para então encontrar esses problemas.

   Mas é muito bom sempre levar em consideração a seguinte pergunta: se a pessoa que faz tal atividade não puder trabalhar, qualquer pessoa que olhar o fluxograma vai poder fazer?

Então sempre leve isso em consideração na construção.”

Quer saber mais sobre mapeamento de processos? Confira outro de nossos conteúdos aqui.

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