Você, gestor de uma empresa, se sente sobrecarregado? Vê a gestão de informação ineficiente? As atividades má distribuídas? Leia este artigo para descobrir como nós, ITEP Jr., auxiliamos uma empresa de advocacia de São Paulo a superar esses problemas e alcançar os seguintes resultados: 150% de melhoria na gestão de rotina e divisão das tarefas e 200% de melhoria na gestão de informações da empresa e carga operacional do gestor!

Como eu gestor, identifico que minha empresa precisa de ajuda?

Tire um tempo para refletir sobre o cenário atual da sua empresa no que tange sua organização interna, avalie as atividades do dia a dia e todos os colaboradores que a compõem. Agora eu te pergunto o quanto você realmente está gerenciando a empresa? Para responder isso tenha claro que não é o papel do gestor executar funções operacionais, claro que às vezes é necessário, mas tenha clareza que em grande parte dos momentos sua responsabilidade está diretamente ligada a planejar estratégias e controlar a execução de tarefas para que rode e evolua a empresa.

Além do mais, há algo documentado sobre as responsabilidades de cada colaborador? Como você espera que cada processo da sua empresa ocorra? Pode ser algo simples, somente contendo a divisão de funções dos seus funcionários e como deve ocorrer cada atividade que compõe sua rotina. Caso a resposta seja não, pense em como mudar este cenário agora, pois é fundamental para que a empresa funcione de forma efetiva se ter responsáveis e processos claros. Pois caso isso não ocorra, tarefas deixam de ser feitas, entregas são atrasadas e você como gestor acaba por ter que executá-las, ficando mais sobrecarregado e voltada a apagar incêndios.

Esse cenário trazido acima, foi o que encontramos na empresa a qual realizamos uma consultoria em Mapeamento de Processos e Estruturação Interna. Lá o gestor estava frequentemente solucionando problemas, sem conseguir se voltar ao segmento estratégico, implicando na dificuldade de expandir o seu negócio. Além disso, o escritório não tinha suas atividades padronizadas, principalmente no que se diz respeito à gestão de informações, resultando em demora para encontrar dados, documentos e até mesmo em certas situações perdendo-os. Com todas essas problemáticas temos uma empresa com seus processos sem muita eficiência, precisando frequentemente que suas atividades sejam refeitas e com isso, tendo um desperdício de tempo.

Se você, gestor, viu que sua empresa passa por uma dificuldade similar em alguns dos pontos citados anteriormente, fique atento e entenda como a ITEP Jr. fez para sanar tais dores e garantir o sucesso dessa empresa.

O que fazer?

Neste projeto, buscamos resolver essas dores primeiramente através do mapeamento dos processos administrativos da empresa, encontrando gargalos para posteriormente implementar as melhorias cabíveis.

Nesse sentido, utilizamos a metodologia SIPOC para mapearmos esses processos mais gerais e em seguida construímos fluxogramas relatando o passo a passo daqueles que necessitavam de um detalhamento maior. Para além disso, auxiliamos na adaptação para o uso de armazenamento em nuvem de documentos que antes eram armazenados de forma física e na parte financeira do software que era utilizado para a gestão, melhorando e padronizando o uso dos mesmos com Fluxogramas e em seguida uma capacitação com todos os colaboradores sobre as ferramentas.

Com as atividades padronizadas, realizamos uma análise das tarefas de cada um dos colaboradores e realizamos a criação de um Organograma e em seguida uma descrição de cargo. De modo que o gestor deixasse os operacionais com os demais e pudesse ter como prioridade as decisões estratégicas do negócio.

Além disso, o mapeamento dos processos, o organograma e a descrição de cargos auxiliam nas novas contratações da empresa, visto que esse gestor sabe o que o novo colaborador precisa ter como características e após isso, o colaborador já sabe o que precisa ser feito e o como.

Organizei a empresa, e agora?

Depois de realizarmos as etapas anteriores e organizar os processos e a gestão da informação, trouxemos uma visão mais estratégica ao gestor, auxiliamos na elaboração e priorização de planos de ação através da aplicação do ciclo PDCA e utilização da ferramenta 5W2H.

Isto porque o gestor, anteriormente, estava muito ocupado com o operacional e não conseguia colocar suas ideias em prática. Além disso, ele tinha muitos planos para a empresa, mas não conseguia priorizá-los, por isso utilizamos a ferramenta para que assim os objetivos se tornassem mais claros e evidentes e as ações mais aplicáveis no seu dia a dia.

Ao fim, deixamos o legado de uma gestão de informação mais eficiente através da utilização do Google Drive, a melhor utilização do software financeiro, a padronização dos processos administrativos e uma melhor distribuição de atividades entre os colaboradores.

E obtemos, segundo a percepção do gestor, 150% de melhoria na gestão de rotina e divisão das tarefas e 200% de melhoria na gestão de informações da empresa e carga operacional do gestor!

Além de tudo isso, não deixamos nossos clientes sozinhos após a finalização do projeto, temos um mês de auditoria gratuita em que acompanhamos a aplicação das ferramentas da consultoria e os resultados que são obtidos.

No caso da empresa deste case, acompanhamos a aplicação dos planos de ação criados, a execução do ciclo PDCA e auxiliamos em novas dúvidas que surgiram sobre a utilização das ferramentas do google drive e software.

Quer obter esses resultados também? Clique aqui para realizar um diagnóstico gratuito e saber mais de como podemos ajudar você a alavancar os resultados do seu negócio! Se você ainda tem dúvidas, leia esse artigo sobre por que é uma excelente ideia contratar uma empresa júnior!