O que é um Procedimento Operacional Padrão?

O Procedimento Operacional Padrão (POP) é um documento organizacional que
traduz o planejamento do trabalho a ser executado. É uma descrição detalhada de todas
as medidas necessárias para a realização de uma tarefa, com o intuito da padronização dos
procedimentos. Com a elaboração do POP, qualquer funcionário deve ser capaz de
executar suas tarefas e entregar os resultados de sua função, com responsabilidade
sobre o resultado e autoridade sobre os meios que utilizou para gerar este resultado.

Você deve estar se perguntando, como isso pode ajudar as empresas na prática?
Um exemplo de implementação dos POP’s acontece no McDonald ‘s, que produz o Big Mac
de forma padronizada em mais de 30 mil restaurantes no mundo inteiro. Isso só é possível
porque foi implementado o Procedimento Operacional Padrão, desse modo cada
ingrediente e o modo de fazer deste sanduíche foram repassados de forma correta para a
realização do processo de forma satisfatória

Neste artigo vamos abordar os benefícios do Procedimento Operacional Padrão e
qual modelo de POP’s utilizar para a situação da sua empresa e como implementar o
mesmo. O artigo está dividido em 4 partes:

● Benefícios do POP
● Modelos dos POP’s
● Implementação
● Case

Quais os benefícios de implementar o Procedimento Operacional Padrão?

Atualmente muitas empresas sofrem com a problemática de gestão de
conhecimento ineficiente. Considerando uma rotatividade de trabalhadores considerável,
isso pode levar o seu negócio à falência. Sorte a nossa que isso possui uma solução, e é
neste cenário que entram os POP’s, que vão ajudar a manter os padrões de produção da
sua empresa os mesmos.

Sendo assim, podemos citar entre os benefícios :
● Definição de um padrão para os mais diversos procedimentos;
● Minimização de possíveis erros na execução de um serviço ou fabricação de
um produto;
● Diminuição do retrabalho e de perdas de matéria-prima;
● Aumento e otimização da qualidade dos produtos;
● Garantem a segurança e autonomia dos funcionários, uma vez que o que
estão fazendo está documentado e assegurado pela empresa;
● Facilitação do processo de contratação e capacitação de novos funcionários;
● Redução de falhas de comunicação.

Modelos de Procedimento Operacional Padrão

Porém, como sabemos que cada empresa possui suas próprias características e
consequentemente cenários muito singulares, é inviável termos apenas um modelo ou
padrão de escrita na hora de construirmos um POP. E por isso, podemos visualizar abaixo
alguns exemplos de POP’s e suas características mais específicas:

● Procedimentos/Passos e Possíveis problemas

Este estilo de POP, é um dos mais utilizados hoje na ITEP, principalmente em
projetos voltados ao Mapeamento de Processos. Como podemos visualizar neste exemplo
temos algumas informações gerais, devido a alguma necessidade do processo que está
sendo descrito e por seguinte temos os possíveis problemas e/ou dificuldades presentes no
processo. Esta é uma característica muito utilizada em POP’s, pois auxilia o usuário do
documento a possuir uma autonomia maior na hora de realizar suas atividades e
conseguir resolver problemas, enquanto realiza seu trabalho padronizado. E por fim temos
os responsáveis, um ponto importante em algumas situações e também qual é o
procedimento padrão.

Este é um Procedimento Operacional Padrão que consegue possuir muitos
detalhes e também prevenir algumas falhas do processo, tornando a utilização dele muito
útil em espaços como cozinhas e processos administrativos, porém necessita-se de um
tempo maior para que se entenda o documento por completo.

● Fluxogramas

Já este é um exemplo um pouco mais reconhecido e que pode ser utilizado em
POPs, os fluxogramas. Esta ferramenta possui uma “linguagem” própria, onde o formato de
cada caixa representa algo, como por exemplo os losangos são questionamentos realizados
durante o processo.

Os fluxogramas são muito utilizados, pois possuem uma facilidade na hora de
entender quais são os passos a se tomar, muito devido ao entendimento apenas pela
visualização das etapas mas também por possuir um sequenciamento lógico. Mas nem
sempre esse tipo de POP é interessante, principalmente em cenários onde se necessita de
muitos detalhes.

Dica: Porém, esta falta de detalhes é algo que pode ser resolvido ao se mesclar
diferentes tipos de POP, como por exemplo um fluxograma como ideia principal e abaixo
um passo a passo detalhado de cada etapa do diagrama.

● Utilização de imagens

O último exemplo exposto neste artigo, é de POPs que utilizam de imagens para
direcionar o processo, principalmente na hora de manipular objetos, utilizar ferramentas,
entre outras situações. Como exposto na figura de exemplo, as três imagens têm um
papel muito importante dentro deste POP, pois além de orientar a realização da
montagem, também traz alguns exemplos mais visuais para que não haja dúvida na
hora de realizar o processo.

Então, o tipo apresentado neste exemplo auxilia muito o usuário a ter uma
percepção melhor sobre as suas atividades e inibindo a maior quantidade de dúvidas que
ele pode possuir. Esta é uma característica que pode ser mesclada com outros tipos de
POPs, porém muita informação também pode dificultar o processo, devido a isso é muito
importante entender quais são as informações mais interessantes para a situação e
que melhor auxiliarão o processo.

Como implementar o POP?

Após a definição do tipo de POP que será utilizado na sua empresa, é a hora de
começar a organizar a documentação necessária para a tarefa selecionada que será
padronizada.

Nessa etapa, é importante a organização de uma reunião com todos os
envolvidos na realização do processo que será mapeado. Nessa reunião será discutido
as tarefas que são necessárias para que o processo seja realizado de forma adequada. É
importante que tenha informações suficientes para que os funcionários possam
utilizá-lo como um guia, assim como, em caso de dúvida, saibam onde buscar mais
informações ou a quem recorrer.

Desse modo, o POP deve conter os seguintes itens:

● Nome do procedimento;
● Responsável pela elaboração do POP;
● Área/local de aplicação;
● Elenco de responsáveis pela tarefa, descritos por cargo ou função;
● Descrição de materiais envolvidos na tarefa;
● Descrição das siglas;
● Gráficos e fluxogramas, quando a tarefa exigir;
● Documentação de referência (manuais, guias de seguranças etc);
● Passo a passo do procedimento (etapas, sequência de realização, nomeação
dos responsáveis por etapa etc);
● Descrição de cuidados adicionais na realização da tarefa;
● Descrição de ações corretivas;
● Frequência de atualização;

O material deve ser elaborado com informações claras e objetivas para que os
colaboradores que não possuem conhecimento sobre o procedimento consigam executá-lo
a partir do POP.

Após a elaboração dos padrões dos processos mapeados, eles devem ser
guardados em locais de fácil acesso, de preferência perto de onde será executado o
procedimento. A fim de deixar a informação mais próxima dos funcionários para eles
conseguirem consultar cada dúvida que tiverem e conseguirem ter autonomia e segurança
na execução das tarefas.

CASE

Para exemplificar o quanto o POP depende da situação e cenário atual do seu
negócio, abaixo será abordado um case de uma empresa do ramo alimentício que necessita
de um modelo específico de POP para determinadas realidades da empresa.

● Situação A do restaurante:
Nesse caso abordado, um restaurante se encontra em período de contratação de
novos funcionários. Para facilitar esse processo de capacitação dos novos colaboradores
que não são experientes na produção destes itens, foi realizado um Procedimento
Operacional Padrão dos principais pratos vendidos para ser usado com um guia para o
preparo dos pedidos. Abaixo, tem-se a ilustração do POP elaborado para a produção de
batatas fritas:

O material foi elaborado com uma linguagem acessível para qualquer funcionário
e trouxe o modo de preparo e o que será utilizado para a preparação das batatas fritas. É
importante conter cuidados adicionais e ações corretivas para trazer mais segurança
para os funcionários que não possuem experiência naquele processo.

● Situação B do restaurante:
Já neste caso, o restaurante contratou 3 novos colaboradores para trabalharem na
cozinha do empreendimento, mas estes já possuem conhecimento em como preparar
batatas fritas. Porém, estes funcionários não sabem manusear muito bem algumas
ferramentas presentes na cozinha do restaurante, então este foi o POP elaborado:

Este material foi elaborado com pouco detalhamento na etapa do modo de preparo,
comparado ao da Situação A, devido ao fato dos colaboradores já terem noção de como
executá-lo. Porém, por causa das dificuldades na hora de manusear os equipamentos,
neste POP foi anexado algumas imagens para tornar mais claro o “como” utilizar estas
ferramentas.

Então, a partir destes diferentes cenários de uma mesma empresa, é possível
visualizar o quanto a estrutura de um POP pode variar dependendo da necessidade
existente. E este é um ponto para se ter muito cuidado, pois muitas vezes alguns gestores
ao implementarem Procedimentos Operacionais Padrões, utilizam de modelos prontos, o
que em muitas das vezes acaba por não solucionar o problema existente e até podendo
mascarar a real causa destes obstáculos.

E aí pronto para padronizar?

“Se você não consegue descrever o que está fazendo como um processo, você não
sabe o que está fazendo”

William Edwards Deming

Como disse Deming, um grande estatístico e consultor estadunidense, entender
seus processos e conseguir descrevê-los é uma etapa base para que se existam
processos padronizados e com um controle de qualidade.

Espero que tenham gostado deste conteúdo e gerado vários insights para seus
negócios ou futuros empreendimentos. Caso tenha interesse, temos este material que o
auxiliará na hora de abrir sua empresa.

Por fim, sabemos que a melhoria e padronização de processos pode variar
muito de situação para situação e que processos mal executados podem custar
muito, por isso clicando aqui você pode entrar em contato com a equipe da ITEP e o
auxiliaremos.

Quer aprender mais sobre assunto ou até mesmo por em prática? Temos um material exclusivo para você, clique e baixe gratuitamente!