Quais as vantagens de se padronizar os processos da sua empresa? 

Atualmente é de se observar que as empresas são divididas em departamentos, sendo cada um responsável por atividades e processos operacionais específicos. E o que aconteceria caso cada departamento realizasse processos diferentes a cada vez que fosse necessário executar suas atividades? Certamente uma catástrofe para a empresa.

Sorte a nossa que isso possui uma solução, e é neste cenário que entra a padronização de processos, se tornando uma grande estratégia para empresas que buscam estar se aprimorando e suprindo as necessidades do mercado. Dessa forma, é possível acompanhar o desempenho da empresa de forma consistente e precisa, tendo resultados constantes e possibilitando uma visão clara e objetiva de toda a estrutura que compõe o processo de produção da empresa.

Por exemplo, é possível que em algum momento algum colaborador estivesse com dificuldades para realizar uma tarefa cotidiana da empresa por não tê-la compreendido completamente, ou por não saber como realizá-la. Esse é só mais um dos exemplos das consequências de não possuir processos padronizados no empreendimento.

Neste artigo vamos abordar como a padronização dos processos pode beneficiar a sua empresa de diversas maneiras. O artigo está dividido em três partes:

• Processos
• Padronização
• Benefícios da padronização de processos

Processos 

A palavra “processo” é definida na seção 3.4.1 da ISO 9000:2015 como “Conjunto de atividades inter-relacionadas ou interativas que transformam entradas em saídas”.

Fonte: Portal Iso. Acesso em 08/02/2021

Ou seja, o processo é o ato de transformar o que temos no que desejamos ter, através de atividades que possibilitem tal. Portanto, compreender como os processos inter-relacionados produzem resultados, pode permitir que as organizações otimizem os sistemas e seu desempenho.

Um processo apresenta algumas características como:

• Ser um trabalho contínuo e repetitivo;
• Possibilita obter resultados constantes e padronizados;
• Maneira eficaz de organizar e gerenciar as atividades da empresa.

Padronização

De modo resumido, a padronização é a sistematização e uniformização de uma certa atividade. Portanto, a padronização nada mais é do que a elaboração de um padrão para que uma atividade seja realizada.

Esse padrão pode ser descrito de diversas maneiras, como através de um fluxograma, de um manual ou, até mesmo, com um checklist das pequenas tarefas que precisam ser realizadas para que uma atividade seja finalizada.

Fonte: CAE Treinamentos. Acesso em 08/02/2021

A padronização dos processos deve seguir uma ordem lógica e sequencial, com início e fim, e com indicadores ao longo do processo, para que seja possível detectar possíveis falhas.

Cada etapa do processo deve conter uma descrição sobre o que deve ser realizado para que se possa dar prosseguimento à atividade até que esta esteja concluída.

Benefícios da padronização de processos

A padronização de processos apresenta diversas vantagens estratégicas para as empresas, se mantendo com produtos/serviços com uma qualidade constante, auxiliando a competitividade perante o mercado. Normalmente antes de uma padronização de processos se faz necessário compreendê-los e como eles estão dispostos na estrutura da empresa. Para isso o serviço de mapeamento de processos é uma saída interessante para gestores que buscam eficácia em seus processos.  

Dentre diversos benefícios que a padronização de processos pode trazer para as empresas dispostas a estarem em constante melhoria pode-se citar:

• Redução de falhas

Quando se trata de erros recorrentes, isso oferece um grande risco para a produção da empresa, influenciando diretamente na produtividade e qualidade dos produtos entregues.

Tendo um caminho do processo bem estabelecido, é possível reduzir as variações nas atividades, trazendo uma garantia aos clientes que sempre terão o mesmo nível de qualidade dos produtos.

Além disso, com os processos padronizados é mais perceptível a identificação de falhas ao longo do processo, uma vez que este é separado por etapas sequenciais.

• Aumento da produtividade

O aumento de produtividade está relacionado com uma maior lucratividade da empresa, tornando-a uma empresa que apresenta um grande potencial de mercado, tanto de forma competitiva, como também de ser um negócio viável. 

Com um processo padronizado, possibilita encontrar a melhor forma de executar uma sequência de atividades, trazendo para o empreendimento melhores formas de manter sua produção com agilidade e qualidade.

• Melhora na experiência do cliente

Com clientes cada vez mais exigentes, um olhar mais atento a essa parcela tão importante para uma empresa deve ser algo a ser cuidado por gestores, sempre tentando da melhor forma transmitir confiança e uma experiência agradável para o cliente juntamente com a empresa. 

Outra ferramenta que complementa a padronização, é a pesquisa de satisfação, identificando pontos em que realmente os clientes estão vendo valor com a experiência juntamente da empresa, possibilitando nortear algumas ações para estar aprimorando cada vez mais essa relação cliente x empresa.

Clientes que vivenciam uma melhor experiência junto a um serviço/produto, geram para a empresa um bom índice de satisfação e fidelização de clientes. Impactos gerados em clientes possuem um resultado imediato, principalmente quando o serviço ou produto gera valor para o cliente.

• Melhora dos processos

É a parte de identificar os pontos que podem ser melhorados durante um processo e buscar soluções para que essa melhoria realmente aconteça, que após um período de tempo, acaba trazendo inúmeras vantagens para a empresa.

Tendo uma visão global e padronizada de todas as atividades da empresas, possibilita ao gestor identificar pontos de melhoria e cada vez estar aprimorando todo o processo. Tornando tudo mais claro e objetivo, faz com que as atividades da empresa sejam mais eficazes e decisivas.

• Facilidade em treinar novos colaboradores

O treinamento de novos colaboradores é indispensável quando se trata de empresas, é necessário que o colaborador compreenda o que se espera de seus serviços e ao inserir este novo colaborador em um processo bem estabelecido, esses resultados conseguem ser obtidos mais rapidamente, dando agilidade e produtividade.

Isso é possibilitado através de materiais padronizados que contenham os procedimentos, diagramas e instruções sobre os processos e também facilita a compreensão de todo o processo para os colaboradores. Com esses materiais é possível ser realizada uma consulta rápida sempre que existir alguma dúvidas, dando agilidade e segurança para o membro da empresa, trazendo assim uma vantagem competitiva, uma vez que esses membros estando capacitados, eles compreenderão a melhor maneira de realizar seu serviço.