O que é gestão de estoques 

A gestão de estoque é um conjunto de práticas e ferramentas que possibilitam a otimização da eficiência do volume de recursos financeiros alocados no estoque. Afinal, estoque parado é dinheiro que poderia estar sendo reinvestido no seu negócio! 

Para um bom controle de estoque existem 3 pilares: Pessoas, processos e tecnologia.

Processos: desenhe os processos necessários para a gestão de estoque

Pessoas: responsabilize a equipe pelo resultado do processo

Tecnologia: utilize um sistema capaz de otimizar o trabalho e a gestão da informação gerada pelo estoque

Por que fazer controle do estoque?

Estoque lotado é sinônimo de dinheiro parado, entretanto, é importante ressaltar que não ter nada no estoque não é um bom sinal também, é necessário saber a medida exata de mercadorias. Por isso é de suma importância um bom controle de estoque, já que possuir ele significa que seu produto não permanecerá estagnado e gerará custos para armazená-lo, o que muitas vezes pode causar inúmeros problemas a saúde financeira de sua empresa. 

Estratégia e demanda

Se você pudesse prever, o que seus clientes buscam, não seria perfeito?

Por meio de uma boa análise de estoque isso é possível, com ela você pode identificar quais produtos não podem faltar em seus estabelecimentos e enxergar o comportamento dos seus clientes. Ou seja, o que mais consomem ou até mesmo em que épocas consomem, em caso de produtos que são mais vendidos em períodos do ano. Através disso, é possível a criação de diversas estratégias, como por exemplo no setor de roupas, é vital identificar se alguns produtos, como saias e blusas curtas, são menos comercializadas no inverno. Compreender e a antecipar as necessidades dos seus consumidores através dos indicadores de estoque vai te colocar à frente de qualquer concorrente.

Evite desperdícios e não perca clientes

Você tem conhecimento hábil e de fácil acesso de tudo que possui em forma de mercadoria parada? Se a resposta for não, está na hora de você organizar de forma coerente e eficiente para evitar problemas de estoque, que pode levar a dinheiro gasto em vão. Algo recorrente em inúmeros lugares é a compra de mercadorias que já existiam ou que não havia a necessidade de serem repostas naquele momento, um dinheiro que: facilmente poderia ser aplicado em outras questões acaba por ser mal utilizado pelo déficit em um bom controle do estoque, este caminha lado a lado com o setor de compras. Este por fim,  facilmente pode interpretar com base no fluxo de estoques antigos o que realmente precisa ser comprado evitando gastos desnecessários e que mercadorias fiquem no seu estoque por muito tempo, até porque quanto mais reduzido for este em melhores condições estará a sua empresa.

 

Perda de clientes

Seu funcionário realiza aquela venda tão almejada, mas na hora de procurar o produto no seu estoque vê que ele não se encontra mais, será que o seu cliente terá a paciência para esperar chegar? 

Esse déficit na gestão de estoque é algo que se deve ter uma extrema atenção, pois pode manchar a credibilidade do seu estabelecimento. Manter de forma clara o que possui evita que momentos como esse ocorram, já que gerindo eficientemente o que tem no estoque, é possível prever futuras vendas, como foi explicado anteriormente. Além de uma ótima vantagem competitiva, um controle sobre o inventário de estoque assegurará a fidelização dos seus clientes.

Por outro lado, caso você realmente não tenha o produto, é possível através de uma visualização rápida identificar um produto que seja similar, assim indicando ao consumidor

Possibilita identificar fraudes

Sem gestão de estoque ou com processos primitivos é extremamente difícil você identificar se algo foi furtado, até por que pode ocorrer de você nem notar que algo não está mais onde estava no meio de tanta mercadoria. Com uma organização eficaz, é possível ter rapidamente acesso a tudo que você tem e realizar verificações se ainda possui o produto dentro de sua empresa. Recursos como este permitem maior tranquilidade e até mesmo agrega ao clima de trabalho, pois todos sabemos o quanto é desagradável um ambiente sem confiança. 

Inventário

De forma geral, a execução do inventário é uma etapa essencial para o sucesso do seu controle do estoque. Consiste em um instrumento que tem por objetivo contabilizar todos os materiais que serão estocados, assim, permitindo vantagens que vão garantir a sobrevivência de sua empresa. Dentre esses benefícios podemos destacar:

•   Conferir se a quantidade de produtos está adequada à realidade;
•   Identificar excessos e faltas;
•   Checar se houve prejuízos com extravios;
•   Padronização e implementação de uma rotina.

Tenha um sistema de controle 

Controlar o estoque não é uma tarefa fácil, isso nós já sabemos. Agora já pensou se o fizéssemos sem o uso da tecnologia?

A tecnologia – por meio de ferramentas como planilhas em excel ou sistemas integrados de gestão – nos possibilita cadastrar produtos, registrar movimentações de entrada e saída e analisar essas informações período a período. Essas 3 funções nos permite identificar perdas e extravio de produtos, a eficiência da estratégia de compras e qual o custo de estoque estamos tendo, ou seja, uma percepção sobre os indicadores de estoque. Mas se temos todos esses benefícios por que é tão difícil aplicar essas ferramentas e garantir a sua eficácia? 

A resposta é simples e categórica – para que tenhamos um controle de estoque eficiente precisamos de clareza de processos e compromisso das pessoas envolvidas com a execução.

Padronize os processos 

Após encontrarmos a ferramenta para controle do estoque ideal para o seu negócio, o próximo desafio é criar os processos que garantam a acuracidade do estoque físico em relação ao estoque contábil, reduzam as perdas de produto por extravio ou vencimento de prazo de validade e garanta a qualidade da informação para que a análise de estoque possa ser realizada e utilizada para a tomada de decisão. 

Os principais processos que precisam ser mapeados para uma gestão eficiente do estoque são:

Recebimento: essa é a primeira etapa do produto dentro do armazém a qual é responsável por recebê-lo do fornecedor, verificar as suas condições, conferir com a nota fiscal e só depois desses critérios serem validados, lançar os produtos no sistema e passar para a etapa de armazenamento. Nesta etapa, deve-se estar atento ao lançamento dos produtos no seu sistema, pois a forma do lançamento irá interferir diretamente no processo de análise dos dados. Para melhorar o desempenho, mantenha um padrão e uma classificação de grupos de produtos adequada! 

Armazenamento: Nesta etapa, o produto já está prestes a ser alocado no espaço adequado para armazenamento, conforme as condições de layout e classificação do armazém. Para reposição desse estoque atente-se a forma de reposição desses produtos e quais são as condições de temperatura e umidade as quais o produto precisa estar sujeito. Treine muito bem a sua equipe para que com o fluxo de materiais, o padrão de entrada e saída de produtos do local de armazenamento não seja deixado de lado, gerando uma série de problemas de estoque, como por exemplo a desorganização visual, um problema que com tempo irá se tornar crônico. 

Separação: a etapa de separação é responsável pela retirada de pedidos para expedição, a partir de uma ordem de retirada. Essa etapa torna-se cada vez mais importante conforme o tamanho do seu estoque e dos seus pedidos aumenta. Nessa etapa, atente-se ao processo de retirada dos pedidos do local de armazenamento e ao lançamento dessa saída para o sistema de controle do estoque. A partir da separação dos produtos pelo operador, ele os encaminha para a área de expedição.

Expedição: Por fim, na expedição os pedidos serão conferidos e endereçados para o seu cliente final através da transportadora como no caso de um Centro de Distribuição. 

Responsabilize a equipe e capacite-os

Como falamos no início, pessoas são um dos pilares para a construção de um efetivo controle de estoque. Muitas vezes esta questão é ignorada, mas não se engane, é de extrema importância ter funcionários capacitados e comprometidos em tornar o ambiente de estocagem motivo de orgulho na empresa. Por isso, não poupe palavras, o óbvio deve ser dito, deixe claro suas expectativas e demonstre a sua equipe propósito no que estão realizando. Organize rotinas e instruções claras para a gestão de estoque, estas devem ter responsáveis diretos, de forma que fiquem encarregados por tal tarefa específica, para que assim, não ocorra o risco de algo deixar de ser feito.

Treine seus funcionários e destine momentos a isso, nunca será uma perda de tempo, pois, garantirá que eles farão de forma correta e evitará o retrabalho, este sim é prejudicial a sua empresa e deve ser evitado. 

Por último, quando seus colaboradores realizarem suas atividades com êxito, seja na gestão de estoque ou em outras atividades, os reconheça. Empresas que investem em reconhecimento geram funcionários engajados e motivados. Monte premiações ou até mesmo ações como a do “funcionário do mês”, dessa forma, o senso de comprometimento com os resultados se implementarará de forma natural. Diversas pesquisas apontam que programas de reconhecimento são sucesso em qualquer empresa e alavancam fatores importantes como clima organizacional e motivação, aspectos que são altamente refletidos no desenvolvimento de sua empresa! 

Faça boas compras

Você achou mesmo que um bom controle de estoque se limita somente a armazenagem e registro de todos materiais? Pois bem, a garantia do seu sucesso começa bem antes, nas compras!

Para fazer isso é importante avaliar seu giro de estoque e com base nele classificar seus produtos por meio da curva ABC, assim, você identifica quais produtos não podem faltar e até mesmo os que não necessitam serem comprados. Mas enfim, o que é curva ABC?

A curvatura ABC de forma simplificada é um método de classificação com base na relevância do produto. Classificação A representa 20% dos itens e 80% da receita, que são os considerados essenciais e devem ser tratados com atenção especial; já os de classificação B, compreendem 30% do material estocado e 15% do lucro total, apresentando  importância média e por último temos a classe C, compondo os 50% restantes e sendo responsável pelos 5% do ganho, assim, os categorizando como os  produtos menos primordiais. 

Mas como posso classificar os produtos estocados em A, B ou C?

É simples, para isso você precisa ter um controle básico do que sai do estoque em um dado período, normalmente de 6 meses a 1 ano, com esses dados em mãos é só identificar, qual produtos representam em torno de 65%, 25% e 10% da demanda do período determinado. Essas mercadorias serão respectivamente de classe A, B e C. É importante ressaltar que essas porcentagens não são uma regra, mas sim um norte para que você utilize a ferramenta.

Você pode refinar os indicadores de estoque, para que assim, haja mais êxito na classificação, utilizando filtros como tempo que a mercadoria é vendida, por exemplo, as de classificação A são vendidas geralmente quase todos os meses do ano, dando a estes produtos uma necessidade de atenção no reabastecimento, para que dessa forma, não ocorra o mínimo perigo de falta desses materiais.

Sua sobrevivência depende em investir somente no necessário

A importância do setor de compras e estoque andarem juntos é indiscutível, traçar estratégias para que as duas áreas conversem de forma efetiva contribuirá para que você esteja sempre a frente de qualquer competidor e se mantenha preparado para qualquer situação. Compre o fundamental e saiba investir de forma consciente no que trará retorno monetário e satisfação dos seus clientes, até porque são eles o combustível do seu negócio!

Quais indicadores eu utilizo para controlar o estoque?

Agora que você possui uma ferramenta de controle, processos definidos e pessoas comprometidas com o bom desempenho do estoque, usufrua dessas informações para gerir a sua empresa e embasar a sua tomada de decisão. Para isso, seguem os 3 principais indicadores de estoque que você deve avaliar:

 

Giro de estoque: mede quantas vezes o estoque de um determinado produto ou do total do estoque foi reposto durante um certo período. Esse indicador nos mostra de quanto em quanto tempo o estoque é renovado e permite que, controlando esse valor, possamos nos planejar financeiramente para períodos que possuem um maior giro de estoque necessitando de aportes de capital de giro mais frequentes, por exemplo. Para compreendermos o cálculo do giro de estoque imagine um estoque médio mensal de 25 mil reais em preço de custo e com o volume de vendas de 300 mil reais a preço de custo ao ano, portanto, concluímos que este estoque possui 12 giros, pois 300 / 25 = 12 giros ao ano.   

 

Estoque mínimo: esse número nos indica quanto deve ser a quantidade de produtos mínima para que essa quantidade não falte no intervalo de tempo entre seus recebimentos. O seu cálculo é simples: basta sabermos qual o tempo de reposição desse produto e qual o seu consumo médio diário. Por exemplo, um supermercado identifica que vende 180 pacotes de arroz por mês, ou seja, um consumo médio diário de 6 pacotes e sabe que o tempo de reposição desse produto é de 20 dias, logo, o estoque mínimo desse produto para que ele não falte é de 120 pacotes no mês. Caso o estoque aproxime-se desse valor, está na hora de programarmos o pedido para o fornecedor.

 

Capital alocado e CMV: A partir do cálculo do CMV você poderá calcular com facilidade o Capital alocado à Preço de Custo do seu estoque. Basta subtrair o valor em compras no período anterior pelo CMV do período anterior que você irá obter o estoque restante para o período atual.

Em um exemplo onde conhecemos o Custo de Compras do mês de setembro o qual equivale a R$ 25.000,00 e conhecemos o CMV do mês de Setembro o qual é igual a R$ 22.000,00 podemos calcular pela fórmula a seguir:

Estoque Inicial de Out = Custo de Compras Set – CMV Set

Então,

Estoque inicial de Out = R$ 25.000,00 – R$ 22.000,00 = R$ 3.000,00

Pronto, controlando esses indicadores de estoque você terá boas informações para te auxiliar na tomada de decisão e para te ajudar a pensar em estratégias para melhorar o desempenho operacional do seu negócio

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