Sumário

1. Origem da ferramenta Kanban
2. Como o Kanban pode ser usado?
3. O que está por trás da ferramenta Kanban ?
4. Quais as vantagens de se utilizar o Kanban?
5. Como Aplicar na minha Empresa?

Passos para a eficiência

Como colocar na rotina?

 

Olá, caro leitor, sente a necessidade de uma ferramenta que proporciona gestão a vista em seu negócio? 

Quer proporcionar um ambiente que favoreça a autonomia e contribua no aumento da produtividade? 

Então presta atenção na ferramenta Kanban tão utilizada para tornar os ambientes de trabalho mais ágeis. Ainda disponibilizamos um E-BOOK totalmente gratuito ao final da matéria!

1) Origem da ferramenta Kanban

Com origem no Japão, o Kanban foi criado pelo engenheiro Taiichi Ohno em 1953. Visto que o país encontrava-se em um cenário pós-guerra com escassez de matéria prima, fazer utilização dos mais diversos recursos de maneira extremamente assertiva era essencial. Assim, Taiichi e outros japoneses foram aos Estados Unidos realizar um Benchmark  com a Ford para otimizarem sua produção.

O sistema conhecido como Fordismo era muito conhecido e aplicado no país visitado, porém, dentre suas consequências estavam: alto investimento em infraestrutura, altos estoques, desperdícios etc. Elementos detratores para o contexto na qual o Japão estava. 

No entanto, ao conhecer a cidade em sua visita, viu o sistema vigente em supermercados, onde a cada vez que o cliente comprava algum produto, esses eram colocados novamente em seus respectivos locais de venda. Assim, surgiu o sistema puxado que se difundiu em todo o Japão fazendo com que a ferramenta Kanban tivesse atuação direta no gerenciamento de estoques e produção das empresas japonesas, propagando-se ao longo do tempo em outros contextos (áreas como marketing, gerenciamento de projetos etc) e locais do mundo tendo em vista sua simplicidade e importância.

2) Como o kanban pode ser usado? 

Por sua facilidade e eficiência em linhas de produção e gestão de estoque, ganhou espaço em escritórios e rotinas de muitas empresas.

Além disso, com os avanços da tecnologia, muitas empresas deixaram os quadro e cartões de lado e passaram a utilizar ferramentas digitais de kanban.

Isso nos permite acessá-los em qualquer lugar, compartilhar com colegas de equipe e acompanhar o avanço de funcionários. 

Dessa forma, tornou-se ainda mais fácil adequar o Kanban à sua realidade.

3) O que está por trás da ferramenta Kanban ?

Tendo em vista a necessidade de ambientes cada vez mais dinâmicos e ágeis para atender as demandas de um mercado cada vez mais dinâmico, o Kanban torna-se essencial neste contexto que cada vez ganha mais espaço. 

O propósito por trás desta ferramenta simples e visual é proporcionar a equipes uma gestão de informação efetiva visando ter-se o controle sobre as demandas e também despertar o senso de urgência a equipe que a utiliza.

4) Quais as vantagens de se utilizar o Kanban? 

Bom, sabemos que a ferramenta em si é simples e visual mas quais benefícios elas podem trazer ao ambiente profissional da sua empresa?

   Listamos os principais pontos para implementação da ferramenta  que estamos abordando, sendo elas:

• Priorização de tarefas: na própria implementação da ferramenta em si é possível alinhar entre a equipe cores e suas priorizações para que assim que o time concluir algo importante tome ciência sobre outra tarefa que é considerada prioritária naquele momento;
• Produtividade: tendo em vista as colunas presentes na estrutura do Kanban, consegue-se visualizar a produtividade dos envolvidos e até mesmo verificar problemas de modo imediato para assim trabalhar em formas de aumentar a produtividade da equipe;
• Clareza sobre o todo: um dos grandes desafios de times com três ou mais pessoas é saber de modo claro o que está sendo realizado por outros participantes para entrega do trabalho planejado. Com o Kanban colaboradores das equipes conseguem se direcionar a um responsável específico caso surja um problema de modo fácil de rápido;
• Maior engajamento: ao aplicar a ferramenta e mostrar o senso de importância aos colaboradores, estabelecer metas e prazos para que isso aconteça é fundamental. Ao longo da execução visto a clareza dos objetivos e a responsabilidade de cada um com esta entrega a tendência é que o engajamento da equipe aumente;
• Otimização do tempo: a ferramenta consegue proporcionar ao time foco no que é mais importante. Dessa forma, consegue-se otimizar o tempo dedicado a um projeto e suas atividades;
• Baixo custo: esta ferramenta requer baixo custo de implementação tendo em vista sua simplicidade em relação aos materiais necessários para o seu uso. Esse ponto faz com que até equipes com recursos extremamente limitados em seus projetos consigam implementar esta ferramenta em suas rotinas. 

5) Como aplicar na minha empresa?

O kanban, físico ou digital, possui suas variações, mas é composto por alguns elementos principais:

•  Quadro – É a unidade onde reuniremos todas as atividades e ações de um determinado projeto ou time, irá centralizar os respectivos cartões e colunas.

Ele pode ser físico como uma parede/quadro ou pode ser virtual, utilizando ferramentas desde Excel e Power Point até plataformas, como Trello e Asana.

•  Cartões –  Os cartões nos mostram as ações que devem ser executadas, devem constar as informações mais relevantes de cada atividade.

Os cartões podem ser post its, papéis fixados ou até cartões em imã, a única restrição é que devem possibilitar fácil movimentação dos mesmos pelo quadro.

•  Colunas – As colunas nos ajudam a identificar em que fase as atividades se encontram, elas representam o “Status” do cartão. 

O kanban possui um padrão de colunas, sendo elas “A Fazer”, “Fazendo” e “Feito”, traduzidas do inglês. São utilizadas também variações da ferramenta, com colunas personalizadas.

Alguns exemplos dessas variações são os kanbans de projetos (incluindo colunas como Testar, Revisar e Adequar) ou de processos (cada coluna corresponde a uma etapa do processo).

O quadro e os cartões não são eficientes por si só. Preencher corretamente o kanban é essencial, mantê-lo atualizado é a chave para a boa gestão das atividades.

 

5.1) PASSOS PARA UM KANBAN EFICIENTE 

•  Acessibilidade – Todos os responsáveis por executar ou acompanhar atividades do quadro devem ter acesso.

Caso seja virtual, deve-se escolher uma ferramenta adequada ao time. Caso seja físico, é válido escolher um local que todos possam verificar o quadro.

Colocar os quadros em salas de reuniões não é uma boa opção, em alguns momentos elas poderão estar ocupadas e dificultar o acesso.

Os quadro virtuais possibilitam integrar pessoas e time que trabalham a distância ou em home office. (linkar com o ebook)

 

• Legendas – Facilitam a visualização rápida do quadro e podem se adaptar para as mais variadas situação.

Em quadro de times, cada pessoa pode ter uma cor de cartão, assim é fácil identificar como está a distribuição das atividades e o progresso de cada um.

Pode-se definir cores de cartão por prioridade, as atividades mais importantes ficam destacadas e a equipe consegue facilmente identificar seu foco.

Os cartões podem ser usados para dar avisos. Em estoques, por exemplo, quanto à quantidade disponível e o momento ideal para fazer reposição ou compra.

 

• Responsáveis – Cada cartão necessita de pelo menos um responsável.

Pode-se padronizar as informações necessárias para um cartão e acordar, com todos que utilizam o quadro, para seguir a forma de preenchimento.

Além disso, quando existe mais de um responsável no cartão, todos devem ter clareza da sua contribuição na atividade.

 

• Prazo de Entrega – Um cartão precisa de prazo, tanto para gerar senso de urgência nos responsáveis quando para monitorar o progresso do time. 

Legendas ou etiquetas podem ajudar a indicar cartões em dia ou em atraso. Para os quadros físicos, pode-se apostar em adesivos nos cartões atrasados.

Muitas plataformas de kanban digital oferecem a opção de data de entrega, assim notificam os responsáveis com antecedência. 

Além disso, mostram de forma visual o que está perto da data de entrega e o que está em atraso. (pode-se linkar com o ebook)

 

• Foco e Priorização – Quando utilizam-se muitos cartões, sem legendas, pode-se dificultar a utilização, devido a poluição visual.

É válido preencher o kanban para um período de tempo específico, priorizando o que será feito no momento. 

Além disso, é muito importante mantê-lo atualizado e arquivar ou tirar do quadro os cartões já finalizados.

O kanban não é indicado para armazenar ou registrar dados, indica-se que seja usado apenas para visualização do andamento das atividades.

O potencial do kanban está em evidenciar o que é prioritário e o que está estagnado. Analisar o progresso com uma frequência pré estabelecida é decisivo para a boa utilização.

 

5.2) COMO COLOCAR O KANBAN NA ROTINA? 

Como qualquer novo hábito, precisamos de um tempo de adaptação. Dessa forma, reserve um momento específico no dia ou na semana para analisá-lo e preenchê-lo. 

Atualize sempre que um cartão mudar de coluna e persista na utilização. Inclua a revisão do kanban nas reuniões da equipe ou utilize-o em conversas com funcionários. Caso contrário, o propósito de indicar o progresso nas atividades e facilitar a comunicação entre os usuários irá se perder. 

Acha que o Kanban poderia pode te ajudar a melhorar a eficiência da sua rotina ou do seu time? Quer entender mais sobre a ferramenta? Baixe nosso e-book “KANBAN e-book” para saber outros pontos importantes dessa ferramenta!

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