Sumário
- O que é Otimização de Layout?
- Como sei se preciso?
- Benefícios da Otimização de Layout
- Começando a Otimização
- Case: Exemplo de Otimização de Layout e sua execução
Você já desperdiçou tempo procurando algum item no estoque e não conseguia achá-lo? Já se perguntou o motivo de um produto muito bom não ter uma saída tão grande na sua loja? Ou já precisou de um produto várias vezes e ele estava em um local de difícil acesso, fazendo o cliente ter que esperar mais do que o necessário para que chegasse até ele?
Se sim, preste atenção neste artigo, no qual vamos discorrer sobre como a otimização de layout pode facilitar sua vida e gerar resultados muito positivos na sua empresa. Ao final dele mostrando as etapas da otimização em um case completo!
O QUE É OTIMIZAÇÃO DE LAYOUT?
Otimização de layout nada mais é do que organizar o espaço físico da sua empresa, seja do estoque ou da loja, para aproveitá-lo da melhor maneira possível, utilizando o máximo do espaço que se tem. Organizando a disposição de itens de acordo com sua demanda e deixando o ambiente mais favorável para a execução das atividades diárias, resultando em uma diminuição de custos e desperdícios de tempo, além de facilitar os processos executados na sua empresa.
COMO SEI QUE PRECISO DE UMA OTIMIZAÇÃO DE LAYOUT NA MINHA EMPRESA?
Existem algumas situações que indicam se o seu estabelecimento necessita de uma reorganização do espaço utilizado, dentre elas está o fluxo de pessoas e produtos muito elevado em determinado espaço da empresa e ao mesmo tempo vários outros lugares com um fluxo muito menor. Isso faz com que a movimentação dentro da empresa fique menos fluída e gere desperdícios de dinheiro, tempo e espaço.
Outro ponto que é muito importante, é a falta de segurança no local de trabalho, seja para o cliente ou para o próprio funcionário, pois muitas vezes o espaço não é propício para a realização de alguma atividade. Já outra situação que torna bem visível essa necessidade de otimizar o local é quando os seus funcionários precisam se locomover muito ao realizarem as suas atividades, fazendo com que passem por lugares sem uma necessidade, o que torna o atendimento muito mais lento e gera insatisfação para o cliente.
Além dessas situações, também existem momentos onde é necessário fazer com que o seu cliente passe mais tempo dentro de seu estabelecimento, induzindo o mesmo a passar por lugares onde ele possa se interessar por algum outro produto e dessa maneira comprar mais do que tinha planejado e tudo isso devido a mudanças no layout.
QUAIS BENEFÍCIOS MINHA EMPRESA TERÁ AO REALIZAR A OTIMIZAÇÃO DE LAYOUT?
Melhor aproveitamento do espaço físico: Ao analisar a disposição dos itens, produtos e expositores da sua loja e estoque, será possível realocá-los e aproveitar muito mais o espaço que se tem disponível e sem necessidade de altos investimentos para isso.
Diminuição de Custos: Ao realizar a etapa acima, aproveitando bem o espaço que se possui, sua empresa reduzirá custos com aluguel de novos locais para armazenamento dos seus produtos, pois será possível alocar uma quantidade maior desses no mesmo espaço que já se tinha anteriormente.
Melhora no fluxo de informações e pessoas: Ao entender quais são os processos realizados no cotidiano da sua empresa, a realocação de máquinas, postos de atendimento e produtos de acordo com esses processos, irá surtir em um melhor aproveitamento e disposição do ambiente para que se obtenha um fluxo de informações e pessoas muito mais fluido.
COMO COMEÇAR A OTIMIZAR O LAYOUT DA SUA EMPRESA
Este processo geralmente demanda um projeto de melhoria elaborado para que seja resolvido o problema, porém há algumas ações menores que podem diminuir a gravidade da situação e identificar um problema antes que ele se torne maior:
Converse com a sua equipe
Falar com os colaboradores é uma peça chave para entender o que precisa ser melhorado, porque são eles que estão naquele local de trabalho em toda a sua rotina e conhecem realmente como as coisas acontecem. Então é muito importante ter esse contato para que se tenha noção do que se necessita realizar.
Analise o dia a dia da empresa
É imprescindível analisar os processos e o local de trabalho do seu negócio, e buscar por situações em que se estejam ocorrendo desperdícios. E um conhecimento que irá te ajudar muito nessa hora é a filosofia de gestão Lean Manufacturing, especificamente os 8 desperdícios, pois tendo conhecimento de que maneiras você pode estar perdendo recursos, mais fácil será a realização desta análise.
Feedback de clientes
Este ponto é muito parecido com o “Converse com a sua equipe”, porém com um olhar mais externo. Uma fonte de informações muito significativa são os seus clientes, pois tudo o que você faz é para gerar valor para eles, então é de extrema importância pedir feedbacks constantemente para que você possa satisfazer da melhor forma seus consumidores.
O IMPACTO DO MAPEAMENTO DE PROCESSOS NA OTIMIZAÇÃO DE LAYOUT
Ao longo deste material foi trazido dicas de como realizar uma otimização, porém uma maneira que impacta muito uma otimização é a realização de um mapeamento de processos em conjunto. E isso acontece, pois ao mapear os processos de uma empresa você consegue entender qual o fluxo dos colaboradores, qual a movimentação que eles realmente necessitam fazer e porque eles estão se movimentando desta maneira. E dessa forma, se tem as informações necessárias para realizar a realocação de máquinas, móveis, salas ou facilitar o trânsito em locais chave.
O mapeamento dos processos também ajuda a entender as intersecções dos setores e áreas da empresa, tornando o layout muito mais eficiente e facilitando a comunicação nessas interfaces. Então, resumindo, o impacto do mapeamento na otimização é o conhecimento detalhado da rotina do colaborador.
Depoimentos
“Gostaria de agradecer à toda a equipe da ITEP Jr. e aos consultores que trabalharam na minha loja. Eu, com meus 30 anos de balcão, fiquei muito surpreso com o impacto e o divisor de águas que a consultoria trouxe. Recomendo a ITEP Jr., só tenho a agradecer” – Gelso Batistella.
Case de execução de Otimização de Layout:
João é dono de um restaurante de comida tradicional japonesa, tem 43 anos de idade e 15 dedicados ao seu negócio. O restaurante serve pratos à la carte e também por meio do buffet, podendo se fazer pedidos tanto no balcão quanto para os garçons que vão até as mesas. O negócio conta, atualmente, com uma equipe de 10 pessoas, sendo 4 envolvidos na preparação dos pedidos, 2 caixas, 3 garçons e 1 responsável pela limpeza. João é muito dedicado ao seu negócio e tem uma mente inovadora que está sempre em busca de melhoria, porém não tem tempo de pensar estrategicamente nele, já que é muito ocupado com os afazeres do restaurante.
Dentro dessa rotina está a realização das atividades cotidianas, que, além de gerenciar o restaurante, consiste em resolver problemas de última hora que se concentram muito nele devido ao conhecimento que tem sobre o negócio. Dentre esses problemas, tem-se que por vezes o pedido demora demais para chegar até a mesa do cliente mesmo com o restaurante contendo metade da capacidade total e os garçons têm que se desculpar com os clientes ou os mesmos acabam não voltando ao restaurante. Também em dias onde o movimento é maior, acaba-se por gerar filas, tanto no buffet quanto no caixa, aumentando o tempo de espera dos clientes que estão se servindo. Além disso, essas duas filas obstruem o caminho que vai das mesas até o banheiro, fazendo com que os clientes precisem pedir licença a todo momento para ir e voltar do mesmo.
Por isso, João decidiu contratar os serviços da ITEP Jr. para melhorar a organização do seu restaurante e o serviço que estava prestando aos seus clientes.
A partir de uma análise feita, a equipe notou que eram necessárias mudanças em duas áreas do restaurante, o salão e a cozinha. Iremos expor abaixo o trabalho executado e as mudanças feitas, começando no salão e, após isso, partindo para a cozinha.
Imagem do layout do salão antes:
Análise e representação das filas:
Após a equipe responsável pelo projeto de melhoria analisar o layout atual do salão do restaurante, foi possível visualizar algumas filas que acabam por obstruir o caminho que vai em direção ao banheiro, o que causa um desconforto para os clientes e também gera muito mais trânsito nesta pequena área.
Também foi possível visualizar que nos horários onde há mais movimento no estabelecimento, se torna difícil a atividade de repor as comidas, tanto no Buffet 1 como no Buffet 2, o que acaba por gerar mais e maiores filas. Além disso, foi possível ver que o caixa estava muito longe da saída, o que fazia com que os clientes tinham que percorrer todo o salão para conseguir pagar a sua conta, gerando assim muitos desperdícios.
Portanto, esta área do restaurante necessita de algumas mudanças no layout e realocação de alguns itens para que fique mais fácil o trânsito dos clientes, fazendo com que se torne um ambiente muito mais agradável e com um fluxo de pessoas muito mais fluido. Então, a equipe fez uma representação destas filas no espaço do restaurante, para que se possa ter uma visualização mais clara dos problemas, como podemos ver na figura abaixo:
Mudança do layout:
Como podemos ver no novo layout, alguns “itens” foram realocados e formaram um ambiente muito mais fluido, com menos intersecções e ainda com mais uma mesa de quatro lugares, comparado ao layout anterior.
As principais mudanças neste novo layout foi: O caixa do outro lado do salão, muito mais perto da saída, fazendo com que as pessoas ao irem pagar a conta, não precisem atravessar o salão para pagar e depois se direcionar ao outro lado do restaurante para encontrar a saída do estabelecimento; “Caminhos”, devido a reorganização das mesas, muito mais definidos, o que faz com que se torne fácil o trânsito neste espaços e também consigam definir qual é a área a ser utilizada naquela região; Mudança do local de entrada e/ou saída, para que possa ser mais aproveitado o espaço do ambiente e também para que o cliente consiga visualizar mais facilmente o local e conseguir escolher uma mesa que o satisfaça.
Representação das filas no layout novo:
Após a finalização das mudanças do layout no salão do restaurante, a equipe direcionou-se para a cozinha do estabelecimento com o objetivo de analisá-la e propor algumas mudanças, como veremos abaixo.
Imagem layout da cozinha antes:
Análise e Diagrama de Espaguete:
Logo nos primeiros dias de acompanhamento, pode-se notar alguns problemas muito pertinentes que eram fortes causas do atraso para a saída dos pedidos no restaurante.
Era comum que o cozinheiro que montava seus pratos na bancada 4 tivesse que tomar cuidado com a fritadeira para que ela não o queimasse, para isso, tinha que ficar em uma posição inadequada, gerando perda na produtividade e qualidade de trabalho do mesmo.
Além disso, era comum que quando algum dos cozinheiros tivesse que fritar alguma porção que estava preparando o cozinheiro da bancada 4 precisava transferir todo o material que estava trabalhando para a bancada de quem estava fritando, causando problemas na locomoção dos colaboradores na cozinha e desperdício de tempo de preparo.
Por último, viu-se que, como as 4 bancadas estavam localizadas do lado esquerdo da janela, era comum os cozinheiros se aglomerarem entre o caminho de pegar a comanda e pegar o peixe no freezer para levá-lo à sua bancada, o que causava uma maior demora na hora de começar a montar seus pratos.
Para deixar mais claro a movimentação dos cozinheiros e poder analisar melhor esse último problema, a equipe da consultoria fez um Diagrama de Espaguete:
Mudança do Layout:
Com as análises realizadas pela equipe da consultoria, foi possível notar que era necessário:
Mudar a fritadeira de lugar para que assim o cozinheiro que ficava na bancada 4 pudesse trabalhar de uma forma muito mais produtiva e saudável, sem ter que se preocupar em tomar cuidado constantemente com a fritadeira que o atrapalhava em suas atividades e também em ter que mover seus materiais de trabalho e seus pratos constantemente para que outro cozinheiro pudesse utilizar a fritadeira quando tivesse que preparar algum pedido que necessitasse dela.
Além disso, para que a aglomeração na janela e freezer deixasse de acontecer ou fosse reduzida ao máximo possível, a equipe realocou as bancadas de trabalho, distribuindo duas (2) delas para cada lado da cozinha, dessa forma o fluxo dentro da cozinha seria muito mais fácil, visto que o caminho da janela para o freezer e do freezer para a bancada de cada um não iria convergir para locais próximos um do outro. Para exemplificar o impacto dessa mudança, a equipe elaborou outro Diagrama de Espaguete, agora com novo layout da cozinha.
Diagrama de Espaguete no layout novo:
Resultados:
Ao término da consultoria pôde-se notar uma maior fluidez no salão, a realocação dos buffets, do caixa e das mesas trouxeram um novo aspecto para o restaurante e melhorou muito a movimentação dos clientes dentro dele.
Também obtivemos impactos muito positivos na cozinha e que permearam diversas atividades do restaurante. Com a realocação dos itens, o trabalho dos cozinheiros ficou muito mais otimizado e produtivo, isso acarretou não só em uma melhora no cotidiano dos mesmos, mas também em uma drástica redução no tempo de entrega dos pedidos, gerando assim uma qualidade muito maior na prestação de serviços e clientes muito mais satisfeitos e fidelizados ao restaurante do João.
Interessado ou quer aprender mais sobre otimização de layout e aplicar na sua empresa? Entre em contato com um de nossos consultores por aqui e tire todas suas dúvidas!
