Os problemas na empresa surgem de maneira rápida e depende de você agir de forma mais rápida ainda, buscando a solução para a sua empresa. Com isso surgem alguns questionamentos: Como resolver de forma definitiva os problemas da sua empresa? Você possui um plano de negócios para solucionar os problemas comuns na empresa? Veja no nosso conteúdo de ANÁLISE DE VIABILIDADE FINANCEIRA.
É claro que problemas sempre irão acontecer, no entanto eles devem ser SITUACIONAIS e não a ROTINA. Nesse artigo você verá um método muito consagrado de solução de problemas, e identificar de vez as CAUSAS desses.
Uma das formas de prevenir problemas comuns em empresas é ter um planejamento estratégico bem definido e revisado, ano após ano. Afinal, decisões estão presentes no dia a dia de um gestor, diretor ou responsável de um negócio.
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Mas como realizar isso?
Para identificar e analisar o problema corretamente, define-se de início, qual será o alvo de análise, ou seja, que funções, processos estruturas e equipamentos devem ser observados. Nesta fase, serão definidos todos os fatores que podem estar interferindo nos resultados fins e consequentemente, gerando o problema.
Por exemplo, vamos supor que uma empresa não está atingindo suas metas de venda. Qual seria o alvo de análise?
Inicialmente, podemos analisar o processo de vendas, compreendendo todas as suas etapas, desde a abertura da negociação até o fechamento. Além disso, é possível observar a estrutura por trás do processo, analisando a equipe de vendas e as ferramentas utilizadas para prospecção.
Não há um modelo padrão para definir o alvo, o importante é que essa análise aborde todos os pontos que podem estar interferindo no resultado final. Além disso, é indispensável dispor de conhecimento técnico, seja com a participação de funcionários experientes e, principalmente, por meio do contato com profissionais externos, como consultores especialistas.
Já temos o alvo de análise, mas o que fazer com ele?
Após definido o alvo de análise, o próximo passo é analisar todas as funções fins desse. Ou seja, definir quais são os objetivos do sistema analisado e avaliar seus respectivos indicadores.
A partir disso, o próximo passo deve ser mensurar a diferença entre o resultado atual e o desejado pela empresa, definindo assim a lacuna.
Com isso, será definido o tamanho do problema que estamos enfrentando. Vale ressaltar que problema pode ser entendido como a diferença entre a meta e o resultado atual, devendo ser encarado como oportunidade de melhoria.
Para compreender melhor o tamanho das lacunas, é necessário comparar os indicadores atuais com resultados passados, tanto por meio de comparativos (Como uma análise de concorrência, veja aqui!) com os melhores resultados da sua empresa, benchmarking interno, como pela relação com o desempenho de empresas referência no segmento, benchmarking externo.
Então, agora que temos a lacunas de cada indicador fim, podemos priorizar aqueles que apresentam piores resultados ou maior possibilidade de retorno.
O problema já foi priorizado, mas como analisá-lo?
Agora, o que precisamos realizar é levantar hipóteses para identificar quais causas estão gerando esses problemas. Para isso, é preciso compreender como todos os processos e estruturas se relacionam e qual é a relação de causa e efeito dessas com os resultados.
Mas como fazer isso?
Análise de Fenômeno e Análise de Processo, as chaves para resolver o problema.
Com o indicador fim devidamente analisado, pode se dar prosseguimento ao método de análise. Agora, é a hora de desdobrar esse indicador em menores, para de fato, desdobrar o problema e encontrar sua origem.
Para saber se o desdobramento dos indicadores foi realizado de forma correta, basta fazer o caminho inverso, se os indicadores menores resultarem no indicador fim, o processo foi realizado corretamente.
Para facilitar a análise, pode dispor os indicadores em formato de árvore, conforme a imagem abaixo.
Fonte: Valore
Análise de Fenômeno
Agora, devemos compreender como esses indicadores se relacionam, para isso, podemos contar com dois tipos de análise, a análise de fenômeno e a análise de processo, as quais irão se complementar.
Inicialmente, deve se realizar a análise de fenômeno, com o intuito de localizar a origem do problema, ou seja, dentre os problemas desdobrados, qual tem maior influência no não alcance da meta final.
Por exemplo, ao consideramos novamente a análise de processo de vendas. Podemos desdobrar a meta de faturamento em ticket médio e número de serviços vendidos. Para ter uma análise mais efetiva, podemos destrinchar o número de serviços vendidos de acordo com o funil de vendas, considerando todas as etapas e suas respectivas conversões.
Ao realizar a análise de todos os indicadores, por exemplo, pode identificar que a empresa não vendeu o número de serviços suficientes. Ao aprofundar a análise, percebe-se que não foram apresentadas propostas suficientes devido a uma baixa conversão dos leads que estavam na etapa anterior. Ao analisar os demais indicadores, percebe-se que estes estão de acordo.
Então, conclui-se que o problema está na qualificação dos contatos. Sendo assim, foi identificado o principal problema. Mas agora, já podemos elaborar planos de ação?
Ainda não, para tornar os planos de ação mais eficientes, é necessário encontrar a principal causa desse problema, ou seja, sua causa raiz. Para isso, é hora de colocar em prática a análise de processo.
Análise de Processo
Após identificar qual é o problema principal, é hora de levantar hipóteses a fim de chegar à causa raiz desse. Para isso, pode se utilizar de ferramentas da qualidade. Dentre essas destacam-se o Diagrama de Ishigawa e os “5 porquês”.
O Diagrama de Ishigawa permite visualizar todas as possíveis causas do problema analisado, a observando pelos seguintes quesitos: mão de obra, medida, método, material, meio ambiente e máquina. Já os”5 porquês”, buscam aprofundar a análise em cada um dessas áreas, para de fato, encontrar o que está gerando o problema.
Vamos pegar o exemplo identificado anteriormente, a baixa qualificação dos contatos. Para fazer a análise do processo, basta analisar o problema nos 6 quesitos presentes no diagrama, aplicando a metodologia dos “5 porquês”.
Ao preguntar o porquê sucessivamente, você irá chegar em um ponto onde não é mais possível desenvolver o problema. Essa motivação será uma possível causa raiz. Agora é hora de elaborar um plano de ação, testá-lo e padronizar caso esse se mostre efetivo.
E agora, como posso começar?
E se sua empresa conseguisse implementar essa análise, e partir disso, pudesse ter maior eficiência na resolução dos problemas, obtendo assim, a tão sonhada constância de resultados. Incrível, não é mesmo?
Mas outra questão é como conseguir conciliar isso com a rotina corrida do ambiente de trabalho e não deixar visões viciadas interferirem na análise.
Para isso, ter suporte externo é essencial, contanto com o auxílio de profissionais altamente capacitados. E é exatamente para isso que a ITEP Jr. se propõe. Buscamos compreender de forma precisa a realidade de suas empresas, identificar suas principais demandas, e adequar nossas soluções de modo a solucioná-las. Clique aqui e fale agora com um consultor!
Revisado por Isabella Rubin
